○白石市戸籍事務電子情報処理組織に係るデータ保護管理要綱
平成11年10月13日
告示第59号
(目的)
第1条 この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び白石市行政情報ネットワークシステムの管理及び運営に関する規程(平成15年白石市訓令甲第4号)に定めるもののほか、戸籍事務電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍情報の保全及び保護に関する管理について必要な事項を定め、適正な管理運営を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この要綱において次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 戸籍事務電子情報処理組織 与えられた一連の処理手順に従い、戸籍、除かれた戸籍及び改製原戸籍(以下「除籍等」という。)、戸籍の附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を自動処理する戸籍専用コンピュータ装置、パーソナルコンピュータ装置及び磁気ディスク装置等の記憶装置を有する電子的機器及びその周辺機器で構成される機器の集合体をいう。
(2) データ 戸籍情報システムに係る入出力帳票、磁気記録及びその他の媒体等に記録されているものをいう。
(3) 磁気記録 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ、フロッピィディスク等の媒体に記録されているものをいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表その他戸籍情報システム処理に必要な仕様書及び取扱要領等をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保全及び保護に関して必要な措置を講じなければならない。
(保護管理者)
第4条 市長は、戸籍情報システムの適正な運用とデータの保全及び保護について総括的管理を図るため、市民経済部市民課長を戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)として指定する。
(保護管理者の責務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理状況及び関連機器設備の状況を常に把握し、戸籍データの的確な保護管理に努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、地震、盗難その他の事故に備えて必要な保安措置を講じなければならない。万一、事故が発生したときは、直ちに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告するとともに速やかに復旧の措置を講じなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末装置の適正な管理を行うため、市民経済部市民課戸籍係長を端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)として指定する。
(戸籍データの保護管理)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、破損、紛失その他の事故の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度等に配慮しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等により復元できない方法によって確実に処分しなければならない。
5 データは、法令等に特別の定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。
(磁気ファイル記録等の保護管理)
第8条 保護管理者は、磁気記録等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びできない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して適正な管理を行わなければならない。
(2) 磁気記録等の受払及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳その他の文書に記録し、これを保管しなければならない。
(3) 磁気記録等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等により復元できない方法によって確実に処分しなければならない。
(出力帳票等の保護管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管すべき出力帳票等は、施錠ができ、かつ、持ち運びできない保管用具に保管し、これらの安全を確保しなければならない。
(2) 保管すべき出力帳票等は作成期日等必要な事項を台帳その他の文書に記録しなければならない。
(3) 出力された帳票等を破棄する場合は、焼却、裁断等により復元できない方法によって確実に処分しなければならない。
(ドキュメント管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の承認を受けるとともに、外部に情報が流出しないように適正に管理しなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを適正に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の管理)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の各号を報告させ、常時戸籍情報システムの取扱状況について管理しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データ取扱状況
(4) 戸籍専用コンピュータの管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用状況
(端末装置の操作)
第13条 端末装置の操作は、取扱職員でなければならない。
2 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 見出データ及び戸籍に関するデータを戸籍業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフトウェア等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等を管理しなければならない。
(戸籍情報システム研修等)
第15条 取扱責任者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対し、年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の承認を得た後これを実施しなければならない。
2 新任の取扱職員については、任用後できるだけ早い時期に、前項の教育等を実施しなければならない。
(会議)
第16条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理及び保護に関する事項を調査審議するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について審議する。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民経済部市民課戸籍係において行う。
附則
この要綱は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日より施行する。
施行日(指定を受けた日) 平成11年10月23日
附則(平成15年7月30日告示第56号)
この告示は、平成15年8月1日から施行する。
附則(平成30年3月26日告示第40号)
この告示は、平成30年3月26日から施行し、平成28年4月1日から適用する。
附則(令和3年3月23日告示第62号)
この告示は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月20日告示第29号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月22日告示第34号)
この告示は、令和6年4月1日に施行する。
別表(第14条関係)(省略)